Amaç - Görev

Yüksekokulumuzun her türlü evrak ve arşivleme işlerini ve işleyişini yasa, tüzük ve yönetmeliklere uygun bir şekilde zamanında yaparak Yüksekokulumuz birimleri ile koordinasyonu sağlar.Yüksekokulumuz arşivine devredilen malzeme, birimler için ayrılan bölümlerde, teşekkül ettiği düzen bozulmadan asli düzeni içerisinde yerleştirilerek, muhafaza edilir.

• İşlemlerde kullanılmayan fakat gerektiğinde başvurmak üzere belirli bir süre saklanması zorunlu görülen evrakları arşivleme,
• Yüksekokul ve bağlı birimlerinde bulunan arşiv malzemesi ve ileride arşiv malzemesi haline gelecek arşivlik malzemeyi tespit etme,
• Herhangi bir sebepten dolayı malzemelerin kayba uğramamasını ve gerekli şartlar altında korunmalarını temin etme,
• Muhafazasına lüzum görülmeyen malzemenin ayıklanmasını ve imhasını yapma,

Malzemeleri milli menfaatlere uygun olarak Devletin, gerçek ve tüzel kişilerin ve ilmin hizmetinde değerlendirme,

ARŞİV İŞLEMLERİ:

Koruma

Belirli bir süre saklanılacak arşivlik malzeme için “Birim Arşivleri”, daha uzun bir süre saklanılacak arşiv malzemesi veya arşivlik malzeme için “Kurum Arşivi” kullanılır. Arşivlik malzeme Birim Arşivlerinde 1-5 yıl süreyle, arşiv malzemesi ise Kurum Arşivinde 10-14 yıl süreyle saklanır.

Yararlanma

Yüksekokulumuzun Birim ve Kurum Arşivinde bulunan arşiv malzemesinin aslı hiçbir sebep ve suretle arşivden dışarıya verilmez. Ancak, gerçek ve tüzel kişilere ait bir hizmetin görülmesi, bir hakkın korunması ve ispatı gerektiğinde, usulüne göre örnekler verilebilir. Yahut mahkemelerce tayin edilecek bilirkişilerce veya ilgili dairelerince görevlendirilecek yetkililerce yerinde incelenebilir.

Tasnif

Arşiv malzemesi ve arşivlik malzeme, işlem gördüğü tarihte meydana gelen teşekkül ve münasebet biçimlerine uymak suretiyle düzenleme esasına dayanan Organik Metodla (Provenance Sistemi) tasnif edilir.

Ayıklama

Arşiv Malzemesi ile cari işlemleri devresinde bir değere sahip olduğu halde, hukuki kıymetini ve bir delil olma vasfını kaybetmiş, ileride kullanılmasına ve muhafazasına lüzum görülmeyen her türlü malzemenin birbirinden ayrımı ve ileride arşiv malzemesi vasfını kazanacak olan arşivlik malzemenin tespiti işlemini ifade eder. İMHA İleride kullanılmasına ve muhafazasına lüzum görülmeyen, arşiv malzemesi ve arşivlik malzeme dışında kalan, hukuki kıymetini ve bir delil olma vasfını kaybetmiş malzemenin ayrılarak, yönetmelikte belirtilen usul ve esaslara göre imhası işlemini ifade eder.

Arşiv Malzemesinin Devri

Ayıklama- imha işlemlerinden sonra Arşiv Malzemesi olduğuna karar verilen ve Kurum Arşivi’nde saklama süresini tamamlayan malzeme “Genel Müdürlüğe devredilecekler” şeklinde ayrılarak, hazırlanacak “Arşiv Malzemesi Devir-Teslim Envanter Formları” ile birlikte en geç bir yıl içinde Devlet Arşivi’ne devredilir.

Kaynak: Devlet Arşivleri Genel Müdürlüğü

İletişim

[email protected]

Mevzuatlar: